14 moduri de a imbunatati conferintele si intalnirile de afaceri

Muncesti din greu pentru partea de conferinte si intalniri, deci este normal sa vrei sa lasi participantilor o impresie pozitiva si de durata si un motiv de a se intoarce.

In ocupatia mea iau parte la foarte multe conferinte si intalniri – uneori ca si mentor, dar cel mai frecvent ca si client sau delegat. In mod normal prima impresie este buna. Ti-se face o primire calduroasa si esti intrebat daca totul este OK. Ce se intampla dupa asta este insa ceea ce in mod invariabil te dezamageste.

Aranjarea camerei

Aspectul camerei este bineinteles important, dar prima impresie inseamna mai mult decat atat.

Este folosita lumina naturala cat mai mult cu putinta sau este inlocuita cu lumina artificiala (care este mult mai obositoare pentru ochi si consuma mai multa energie)? Atunci cand lumina artificiala este neaparat necesara, este aceasta pozitionata logic, in asa fel incat delegatii sa nu stea in propriile umbre? Este lumina suficienta pe prezentatori?

Aranjarea camerei necesita simt practic. De multe ori am impresia ca cei care au aranjat camera nu au avut nici un fel de training si nu au verficat incaperile. De exemplu:

Daca folositi un proiector, sunt suficiente prize pentru un laptop si se poate ajunge usor la acestea fara ca prezentatorii sa se impiedice de cabluri si sa isi rupa ceva?

  • A fost prezentatorul inclus in numarul de delegati si i-a fost adus un scaun, un pahar cu apa sau se presupune ca va sta in picioare pentru 8 ore?
  • Verificati dimensiunea mesei folosite de prezentator, daca acesta are notite sau materiale pe care le va imparti, i-ati oferit un spatiu de lucru care este destul de mare pentru a-le aseza pe toate sau acesta este ocupat de proiector?
  • Este proiectorul aliniat cu ecranul(si in focus) sau este atat de aproape de ecran incat imaginea umple doar jumatate din spatiul disponibil? Sau mai rau, proiectorul nu este indreptat in sus si imaginea este afisata doar pe partea de jos a ecranului?
  • Daca prezentatorii au solicitat un flip chart, sunt suficiente rezerve de foi albe si functioneaza toate pixurile? Testati-le la sfarsitul fiecarei intalniri si aruncati-le pe cele care nu mai functioneaza.
  • Luati in considerare pozitionarea meselor si scaunelor. Deseori se intampla ca prezentatorul sa fie asezat atat de departe de restul participantilor incat este necesar sa strige pentru a fi auzit. Daca este folosita o aranjare de tip scena, luati in considerare durata conferintei; daca este o intalnire ce tine toata ziua si participantii sunt nevoiti sa stea intreptati spre fata, asigurati-va ca pot sta fara sa fie nevoie sa se tot intoarca si sa isi forteze gatul.

Racoritoarele

In timp ce aranjarea camerei ar putea reprezenta o problema mai degraba pentru prezentatori decat pentru participanti, momentul cand sunt servite si calitatea racoritoarelor sunt importante atat pentru prezentatori cat si pentru participanti.

  • Servirea racoritoarelor la timp este critica pentru buna desfasurare a oricarui eveniment. O intarziere chiar si de 5 minute in timpul unei pauze de 10 minute poate avea impact asupra programului intalnirii. Si nu doar racoritoarele trebuiesc servite la timp, ci si cani curate, lapte proaspat, pilculete de ceai, etc. Stiu ca suna evident, dar ati fi surprinsi cat de des se intampla sa se termine laptele sau toata lumea sa prefere un anumit tip de ceai si acesta sa nu fie destul pentru toti.
  • Evitati aglomeratia la mesele cu cafea: aranjati canile, lapele si zaharul in asa fel incat sa nu se blocheze toata lumea intr-un singur loc. Poate ca este evident pentru organizatori care termos contine ceai, care contine cafea si care contine apa fierbinte, dar pentru participanti nu este, asa ca este bine sa fie facut clar. Si ce ar trebui sa facem cu pliculetul de ceai odata ce ceaiul este facut? Puneti la dispozitie un bol pentru pliculete de ceai folosite (este valabil si pentru camerele de hotel).
  • Daca aveti cafetiere mai sofisticate, asigurati-va ca pot tine pasul cu cererea. O cafetiera care necesita 20 de secunde pentru a face o cana de cafea poate servi numai 30 de persoane intr-un interval de 10 minute. In mod sigur nu va fi potrivita pentru o intalnire cu 50 de delegati.
  • Nu stiu ce credeti dumneavoastra, dar mie mi-se pare destul de dificil sa iti dai seama ce este intr-un sandwich fara sa il desfaci sau sa il mananci. Cateva etichete simple pe mancarea de la bufet pot rezolva aceasta problema si nu inseamna aproape nimic ca si costuri, timp sau efort.
  • Fiti atenti la obiceiuri. Daca participantii consuma mai multa apa plata decat minerala, adaptati-va oferta la cerere. Nu numai ca participantii vor fi multumiti, dar se evita si risipa.

Fii prompt.

  • Verifica temperatura camerei si raspunde prompt cererilor organizatorilor de a-o modifica. Lucrul care ma deranjeaza tot timpul este aerul conditionat. Este ori prea cald ori prea rece. De cele mai multe ori ma intreb daca foloseste la ceva intr-o camera unde sunt deschise geamurile. Si nimeni nu vrea sa stea sub aerul rece. Ajustarea acestuia pentru a se adapta cerintelor tuturor reprezinta o diferenta foarte subtila.
  • Trebuie sa aveti un sistem care poate fi oprit atunci cand este nevoie. Sistemele proiectate sa tina temperatura fiecarei camere la acelasi nivel sunt aberante. Daca aveti o camera cu doua persoane in ea comparativ cu o camera cu 30 de persoane ce fac activitati de grup si emanand atat de multa caldura, este evident ca aveti nevoie de temperaturi diferite. Fiti pregatiti ca organizatorii sa solicite o schimbare a temperaturii sau chiar inchiderea aerului conditionat. Canteodata am impresia ca cer ceva extraordinar atunci cand solicit acest lucru. Chiar este atat de dificil?

Care este ultima impresie?

La un eveniment de acum cateva saptamani am iesit de la intalnire la ora 17 si toate vasele noastre de la pranz erau inca pe mese. Nu mai era nimeni prin preajma. Imaginea nu a fost prea reusita pentru o ultima impresie.

Si stiti ce ar fi intr-adevar memorabil? Putin ajutor pentru a strange. Toata lumea vrea sa plece cat de repede posibil, deci prezenta pentru cateva minute a organizatorilor conferintei ar fi binevenita. De asemenea, ofera o oportunitate perfecta de a obtine feedback.

Foarte rar imi este cerut feedback la finalul unui unei intalniri sau conferinte. Uneori am impresia ca la sfarsitul zilei tot staff-ul conferintei a disparut. Asta inseamna irosirea unei oportunitati. Ati muncit mult pentru afacere si probabil vreti sa lasati o impresie de durata si sa faceti clientii sa revina.

 

 

De Caroline Cooper – business coach cu peste 25 de ani experienta in afaceri si dezvoltarea leadershipului

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Google

Comentezi folosind contul tău Google. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s